Keine Sorge, wir möchten Sie hier nicht von den Vorteilen von sozialen Netzwerken wie Facebook oder Xing überzeugen. Wir richten unser Augenmerk lieber auf Social Software, die speziell auf Unternehmen ausgerichtet ist und dabei nur ein essentielles Ziel verfolgt:

Die unkomplizierte und sichere Vernetzung von Informationen, Wissen und Menschen, die die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter erleichtert und so ihre Innovationsfähigkeit und Produktivität fördert.

Dieses Ziel erreichen Social Software Suites für Unternehmen wie beispielsweise IBM Lotus Connections hauptsächlich mit den folgenden Bestandteilen:

• Profile / Personenverzeichnisse: helfen Ihren Mitarbeitern dabei, Experten für spezielle Themengebiete und Fachfragen zu identifizieren
• Activities / To Dos: dienen der zeitnahen Aufgabenverteilung und -verwaltung innerhalb des Unternehmens oder spezifischer Projektteams
• Dokumentenbibliotheken: sollen Dokumente zur Ansicht und zur Bearbeitung unternehmensweit verfügbar machen und gleichzeitig in Kontext zu Projekten bringen, um die Suche nach projektspezifischen Informationen zu erleichtern.
• Wikis: helfen Ihren Mitarbeitern dabei, ihr Know-how und ihre Erfahrungen zu dokumentieren und ganz einfach an andere weiterzugeben
• Blogs / Diskussionsforen: verstärken Ihre Beziehung zu Geschäftspartnern und Kunden und bringen Ihnen Feedback, Meinungen und Erfahrungn zu Innovationen und Geschäftsideen − von innerhalb und außerhalb des Unternehmens
• Teamrooms / Communities: lassen mehrere Mitarbeiter an Projekten zusammenarbeiten, ohne dass immerzu zeitraubende Meetings notwendig werden

In vielen gängigen Social Software Suites werden die Bestandteile häufig untereinander verknüpft, mit anderen Collaboration-Plattformen für E-Mail und Instant Messaging verbunden oder in Kunden- bzw. Mitarbeiterportale eingebunden. Darüber hinaus können übergreifende Funktionen, wie die Verschlagwortung von Inhalten (Tagging) und Verweise auf Dateien, Aufgaben oder Profile (Bookmarks) dabei helfen, den Nutzen der einzelnen Bestandteile noch weiter zu steigern.

Im nächsten Schritt erfahren Sie, welchen Nutzen Social Software speziell für mittelständische Unternehmen bringt!

Trotz dieser Vorteile, die Social Software mit sich bringt, herrscht in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen immer noch die Meinung vor:

"Social Software ist doch nur etwas für große globale Firmen."

In einigen Fällen mag dies durchaus zutreffen. Allerdings gibt es zahlreiche Szenarien, in denen Social Software auch für mittelständische Unternehmen einen klaren Wettbewerbsvorteil bedeuten kann. Überzeugen Sie sich selbst:

Profile sind beispielsweise für Unternehmen, in denen jeder jeden kennt, nicht von großem Nutzen, wenn es darum geht, interne Ansprechpartner für Fachfragen zu finden. Allerdings müssen Personenverzeichnisse nicht zwangsläufig auf unternehmensinterne Experten beschränkt werden. So können auch Lieferanten und andere Geschäftspartner, die nicht jedem Mitarbeiter der Firma bekannt sind, mit ihren Fachgebieten in derartige Verzeichnisse eingepflegt werden.

Die Aufgabenverwaltung in kleinen und mittelständischen Unternehmen wird auch heute noch häufig mit Hilfe von Post-its geregelt. Dieses Papierchaos kann schnell unübersichtlich werden, es können keine konkreten Prioritäten gesetzt werden und eine ausreichende Dokumentation bleibt ebenfalls auf der Strecke. Die Social Software Funktion der Activities kann hier Abhilfe schaffen. Vor allem komplexe Aufgaben, die im Laufe der Zeit von unterschiedlichen Personen und Abteilungen bearbeitet werden, sollten mit Hilfe einer zentralen Aufgabenverwaltung ausreichend dokumentiert und digital an zuständige Mitarbeiter weitergeleitet werden. So werden die Übergaben zwischen den Bearbeitern kurz gehalten und unnötige Doppelarbeit vermieden.

Auch die Menge an Dokumenten, die in einem mittelständischen Unternehmen generiert werden, mag vielleicht nicht so groß ausfallen, als dass sie nur allzu schwer wieder zu finden wären. Trotzdem kommt es nicht selten vor, dass sich mehrere Mitarbeiter mit denselben Dokumenten befassen und ihre Änderungen verschiedenen Kollegen zur Verfügung stellen müssen. Ohne Dokumentenbibliotheken geschieht dies häufig noch per Sammelmail. Versionschaos und Datenredundanz sind somit vorprogrammiert.

Darüber hinaus fehlt es besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen oft an Zeit und Personal, um spezielle Informationen, Kenntnisse und Wissen eines Experten an andere oder sogar sämtliche Mitarbeiter des Unternehmens weiterzugeben. So kann das Ausscheiden eines einzigen Mitarbeiters zum Verlust von unersetzlichen Unternehmensinformationen führen. Wenn Mitarbeiter nicht die Zeit finden, sich in das Know-how Ihrer Kollegen frühzeitig einzuarbeiten, helfen Wikis dabei, dieses Wissen zentral zu sammeln und somit für spätere "Generationen" nutzbar zu machen.

Eine weitere Möglichkeit zur Wissensvermittlung sind persönliche Blogs von unternehmensinternen Experten, die auf diese Weise Ihr Know-how zu bestimmten Themen an die Mitarbeiter weitergeben oder ihre Ideen mit den Kollegen diskutieren können. Beide Bestandteile − Blogs und Wikis − können aber nicht nur unternehmensintern genutzt werden. So können sich Kunden in Wikis beispieslweise selbstständig Bedienungsanleitungen und andere Produktinformationen herunterladen, ohne dass Ihre Mitarbeiter aktiv werden müssten. In öffentlichen Blogs können Sie zudem Kunden und Geschäftspartner über aktuelle Unternehmensneuigkeiten informieren und gleichzeitig wichtiges Feedback zu neuen Produkten und Strategien einholen. Vor allem mittelständische Unternehmen können durch diese engere Beziehung zu ihren Kunden profitieren. Sie ebnet den Weg für ein marktnahes Produktmanagement und hilft Ihnen so, auch mit global agierenden Konzernen Schritt halten zu können.

Die Teamrooms übernehmen innerhalb der Social Software wohl die schwierigste Aufgabe, wenn es um die Vernetzung von Informationen und Mitarbeitern geht: die Koordination mehrerer Mitarbeiter in einem Team. So integrieren sie gleich mehrere Bestandteile von Social Software Suites in eine Anwenderumgebung. Sie können Aufgaben der Teammitglieder koordinieren, gemeinsam bearbeitete Dokumente verwalten, Diskussionen über Ideen und Thesen zum entsprechenden Projekt abbilden und die verschiedenen Teammitglieder über Neuigkeiten im Team informieren. Der große Nutzen einer derartigen Lösung ist es also, dass Ihre Mitarbeiter nicht erst mit der Projektarbeit beginnen können, wenn alle anderen Projektmitglieder ebenfalls Zeit haben. So können Sie wirklich dann an dem Projekt arbeiten, wenn sie wirklich Zeit dazu haben − und nicht, wenn Sie gezwungenermaßen ein langwieriges, unnötiges Team−Meeting in ihrem Terminkalender unterbringen müssen. Letztendlich benötigt also jede Firma, die auf gemeinsame Projektarbeit setzt, eine Community−Lösung für ihre Teams − ob global oder mittelständisch.

Sie sehen also selbst, wie sehr ihr Wissens- und Informationsmanagement durch die Bestandteile von Social Software verbessert werden kann.

Im nächsten Schritt erfahren Sie, wie Sie diese Bestandteile von Social Software ganz einfach mit Lotus Notes/Domino umsetzen können!

Natürlich könnten wir Ihnen nun nahe legen, eine Social Software Suite wie Lotus Connections in Ihrem Unternehmen einzuführen. Lotus Connections bietet schließlich alle zuvor beschriebenen Vorteile, alle Bestandteile sind einwandfrei aufeinander abgestimmt und lassen sich hervorragend mit Notes, Sametime und Websphere Portal verknüpfen.

Für Unternehmen, die vorerst nur mit einigen wenigen Funktionen in die Social Software Ära starten möchten, gibt es allerdings eine kostengünstigere und flexiblere Variante als die Einführung einer kompletten Software Suite.

Lotus Notes/Domino stellt viele Anwendungen für die Funktionen von Social Software schon standardmäßig und ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung.

Natürlich können Sie mit diesen kostenlosen Anwendungen nicht die volle Funktionalität von Lotus Connections erreichen. Aber benötigen Sie wirklich die volle Funktionalität? Aufgrund der folgenden Vorteile von Social Software mit Lotus Notes/Domino lohnt es sich auf jeden Fall, die beiden Möglichkeiten miteinander zu vergleichen.

• Alle Lotus Notes/Domino User im Unternehmen haben bereits Zugriff auf sämtliche Schablonen und Anwendungen.
• Ihre Mitarbeiter brauchen sich nicht in ein neues Tool einarbeiten, sondern bleiben ständig in ihrer gewohnten Lotus Notes/Domino Umgebung.
• Sie können einzelne Funktionen kostenlos ausprobieren und so mit der Zeit Ihre individuelle Social Software Infrastruktur aufbauen.
• Aufgrund der offenen Struktur von Lotus Notes/Domino können Sie die Anwendungen jederzeit an Ihre Anforderungen anpassen und erweitern.
• Sie können die Anwendungen sowohl im Notes Client als auch im Webbrowser öffnen und somit auch Ihren mobilen Mitarbeitern zugänglich machen.
• Mit der passenden Domino Lizenz − dem Domino Utility Server − können Sie alle Anwendungen auch Ihren Kunden und Geschäftspartnern zur Verfügung stellen.
• Die Integration in Mitarbeiter- / Kundenportale ist mit Hilfe entsprechender Tools wie Websphere Portal oder ITWU Simple Web Content Management kein Problem.
• Wenn Sie Notes/Domino in der Version 8.5.2 oder höher einsetzen, können Sie neben den Standard-Domino-Schablonen auch viele kostenlose Anwendungen von OpenNTF − der OpenSource-Community für Lotus Domino − herunterladen.

Hier einige Beispiele für die Umsetzung von Social Software mit Notes/Domino:

Interne Profile lassen sich ganz einfach mit dem Domino Directory abbilden. Da dieses aus administrativen Gründen sowieso immer auf dem neuesten Stand gehalten werden sollte, hat jeder Mitarbeiter die Kontaktdaten, die Abteilungszugehörigkeit und Zuständigkeiten seiner Kollegen immer parat. Allerdings ist es nicht empfehlenswert, externe Ansprechpartner in das Domino Directory einzupflegen. Alternativ können Sie ein unternehmensübergreifendes Adressbuch mit Hilfe der normalen "Kontakte"-Schablone von Lotus Notes/Domino erstellen, auf das alle Mitarbeiter im Unternehmen Zugriff haben. Hier können Sie die Kontakte auch in verschiedene Kategorien z.B. nach Fachgebieten einteilen, um die Expertensuche noch zu vereinfachen.

Die Aktivitäten sind wohl der einzige Bestandteil von Social Software, der in Lotus Notes/Domino standardmäßig nicht zufriedenstellend abgebildet werden kann. Natürlich kann jeder Mitarbeiter seine eigenen ToDos mit der "Aufgaben"-Funktion im Notes Client organisieren und diese, wenn notwendig, auch an andere Kollegen delegieren. Für eine unternehmensweite Aufgabenverwaltung ist dieses Tool jedoch etwas zu schlank. Eine Erweiterung dieser Schablone um einige Workflow-Funktionen könnte in einigen Fällen sicherlich helfen. Wenn Sie aber eine etwas komplexere und flexiblere Aufgabenverwaltung für Ihr Unternehmen benötigen, sollten wir uns über ein individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Ticket Tool unterhalten.

Zur Verwaltung von Dateien ist eine Dokumentenbibliothek als Standardschablone in Lotus Notes/Domino integriert. Jedes Dokument kann hier kategorisiert und mit Hilfe der sogenannten "Responses" von anderen Mitarbeitern kommentiert bzw. bearbeitet werden. Zudem kann der Autor einen "Review Cycle" erstellen, in dem er aus dem Domino Directory diejenigen Mitarbeiter auswählt, die das Dokument begutachten sollen.

Die Dokumentenbibliotheken eignen sich aufgrund Ihrer offenen Struktur natürlich nicht nur zur Ablage von Dokumenten, sondern können auch hervorragend als Wikis eingesetzt werden. Genauso wie die Diskussionsdatenbank von Lotus Notes/Domino. Diese Datenbank enthält zwar keinen "Review Cycle", bietet aber andere Funktionen, die für ein Wiki sehr nützlich sein können. Dazu gehören Autorenprofile, die den Mitarbeitern mehr Aufschluss über die Autoren der Wikibeiträge liefern und Interessenprofile. Hier kann jeder User festlegen, über welche Beiträge er informiert werden möchte - abhängig vom Autor, der Kategorie oder von bestimmten Begriffen innerhalb des Beitrags.

Mit der vorgefertigten Blog-Schablone von Lotus Notes/Domino können Sie ganz einfach Ihren eigenen Blog erstellen und Beiträge auf einen Webserver hochladen. Diese Beiträge können Sie in verschiedene Kategorien einteilen sowie mit entsprechenden Tags versehen. Natürlich können Interessierte auch Kommentare zu Ihren Beiträgen hinterlassen und durch RSS-Feeds immer auf dem neuesten Stand bleiben. Sollte Ihnen das Standard-Design des Domino Blogs nicht genügen, besteht die Möglichkeit, Ihren Blog mit HTML, CSS und Javascript z.B. an Ihre Corporate-Identity anzupassen.

In der Teamroom-Schablone können die Mitglieder eines Projektteams von einer Vielzahl an Funktionen profitieren. Hier können sie Meilensteine eines Projektes und spezialisierte Subteams definieren, über Ideen und Projektdokumente diskutieren, Aufgaben an die entsprechenden Bearbeiter bzw. Subteams verteilen und manchmal unumgängliche Meetings einberaumen. Sämtliche Vorgänge innerhalb eines Teamrooms können den Mitgliedern in ihren persönlichen Statusberichten mitgeteilt werden, so dass sie immer den Überblick über Termine, Aufgaben und Neuigkeiten behalten.

Sämtliche Funktionen und Konfigurationsmöglichkeiten der verschiedenen Lotus Notes/Domino Schablonen zu erklären, würde hier vermutlich den Rahmen sprengen. Wenn Sie also eine oder mehrere dieser Anwendungen in Ihrem Unternehmen einführen möchten, sagen Sie uns bitte einfach kurz Bescheid. Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie aus den verschiedenen Social Software Tools das Beste für Ihre Firma herausholen können.