Mail Export an beliebige Systeme

Geschäftliche E-Mails können Informationen enthalten, die in verschiedenen EDV-Systemen wie SAP genutzt werden müssen. Wir zeigen Ihnen wie Sie Ihre E-Mails in jedes beliebige System exportieren können, so dass Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herspringen müssen.

Ein Problem bei der Verwaltung und langfristigen Nutzung von E-Mails ist die Fülle an unstrukturierten Daten, die darin enthalten ist. Hierbei kann es sich um ganz normalen Text handeln, aber auch um Bilddateien oder Anhänge wie PDFs. Um E-Mails also ganzheitlich in anderen Systemen wie Dokumentenmanagement-, Archiv- oder ERP-Systemen nutzbar zu machen, benötigen Sie eine Prozesslösung, die alle unstrukturierten Daten einer E-Mail erfasst, bündelt und dem Zielsystem zur Verfügung stellt.

Auf Ihre Arbeitsumgebung wirkt sich dieser Prozess lediglich durch einen kleinen Plugin-Button in Ihrem Lotus Notes 8 Client aus. Darüber hinaus sind keinerlei Anpassungen des Mailfiles notwendig, so dass Ihre Mitarbeiter kaum von Ihren gewohnten Arbeitsabläufen abweichen müssen. Da dieses Plugin im Lotus Notes Client agiert, ist es außerdem möglich, den Datenexport nicht nur auf E-Mails zu beschränken: es können darüber hinaus Dokumente aus sämtlichen Lotus Domino Datenbanken in andere Systeme exportiert werden.

Damit Ihre Mitarbeiter in den entsprechenden Zielsystemen bestimmte E-Mails wiederfinden, ist zudem eine Kategorisierung anhand von Metadaten, wie Kunden- oder Projektnummern, wichtig. Derartige Metadaten können beispielsweise in einem PopUp-Fenster eingetragen werden, welches bei jedem neuen Mailexport automatisch erscheint. So erhält das Zielsystem nicht nur die eigentliche E-Mail, sondern auch die dazugehörigen Metadaten, mit deren Hilfe Ihre Mitarbeiter die E-Mail nun ganz einfach wiederfinden können.

Wir helfen Ihnen dabei, den Mehrwert Ihrer E-Mails zu erhöhen und sie auch in Ihren anderen Anwendungen nutzbar zu machen. Rufen Sie uns einfach an.