Dokumentenmanagement

Wenn ein Dokument von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet wird, herrscht oft Unklarheit über Fragen wie: "Welche ist die neueste Version des Dokumentes?" oder "Wer muss es noch bearbeiten?" Lösen Sie dieses Problem mit einem automatisierten Dokumentenmanagement.

Damit die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter auch über Zeitzonen, Untenehmens- und Netzwerkgrenzen hinweg problemlos funktioniert, benötigen Sie eine datenbankgestützte Dokumentenmanagement-Lösung, die zumindest die folgenden drei Funktionen beinhaltet:

• Check-In / Check-Out
• Versionierung / Versionskontrolle
• Metadatenverwaltung zur Index-gestützten Dokumentensuche

Mit einem derartigen Dokumentenmanagement wie z.B. dem Lotus Quickr können Ihre Mitarbeiter Projektdokumente gleichzeitig und ohne Datenverluste kontrolliert bearbeiten. Mit Hilfe der Metadatenverwaltung zur Index-gestützten Suche können Dokumenten außerdem jederzeit schnell wiedergefunden werden. Aufgrund deratiger Suchmöglichkeiten kann ein Dokumentenmanagementsystem auch als Vorstufe der elektronischen Archivierung dienen.

Darüber hinaus ist das Dokumentenmanagement eine Komponente des Enterprise Content Management, also eine Vorstufe zur Verwaltung sämtlicher Unternehmendaten in einer zentralen Ablage. Hierzu gehören allerdings noch weitere Komponenten wie Groupware, Web Content Management und Business Process Management (Workflow).

Beide Systeme, eine Dokumentenmanagement- sowie eine Enterprise Content Management-Lösung, sollten vollständig kompatibel mit anderen Systemen und Anwendungen Ihres Unternehmens sein. Um diese Kompatibilität sicherzustellen ist eine umfangreiche Planungsphase notwendig, in der die verschiedenen Bestandteile auf die spezifischen Bedingungen in Ihrem Unternehmen abgestimmt werden. Wir unterstützen Sie gerne bei der Konzeption und Integration dieser Lösungen.
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