Müsst ihr regelmäßig bestimmte Dokumente, wie z.B. Prüfberichte oder Formulare, händisch mit Informationen aus euren digitalen Anwendungen füllen und seid es leid bei der mühsamen manuellen Übertragung der Informationen Fehler zu machen? Möchtet ihr diese Arbeit innerhalb von ein paar Klicks am liebsten automatisiert erledigen lassen? Dann möchten wir euch die Word-Template-Funktion unserer ITWU Simple Integration Engine (oder kurz „ISIE) vorstellen.
Diese bietet die Möglichkeit, Vorlagen für Microsoft Word zu konfigurieren, die in verschiedenen Anwendungen zur Verfügung gestellt werden können. Habt ihr z.B. eine Word-Vorlage für eure Ausgangsrechnungen, die mit bestimmten Kennziffern oder Textbausteinen aus eurem Buchhaltungssystem gefüllt werden soll? Oder arbeitet euer Vertrieb mit Vorlagen für Angebote, die spezifisch an die Kundensituation angepasst werden müssen? Mit ISIE könnt ihr euch einfach eine vorher erstellte Word-Vorlage in eine Konfiguration importieren und festlegen, mit welchen Daten aus welchen Anwendungen sie gefüllt werden soll. Dabei spielt es keine Rolle, aus welcher Art von Anwendung die Daten stammen. Die Datenquellen werden im Rahmen der REST-Service Abfrage benannt und dann automatisch angesprochen. Das Zusammensuchen der verschiedenen Daten und das händische Eintragen in digitale oder analoge Formulare entfällt.
Zur Erstellung einer neuen Konfiguration im Baustein „Word Templates“ (1) braucht ihr nur einen Identifier setzen, mit dem ihr das Word-Template in euren Anwendungen und REST-Aufrufen „ansprechen“ könnt (2), eine Word-Vorlage hochladen (3) und den Button „Pull bookmarks/formfields“ klicken (4).
Abbildung 1: Word Template Konfiguration – Identifier setzen, Vorlage hochladen, Bookmarks/formfields ziehen
Dieser Button durchsucht die Word-Vorlage auf Platzhalter und Formular-Felder und listet sie anschließend im Konfigurationsdokument auf. So könnt ihr jedem dieser Elemente ein Feld aus einer anderen Datenquelle zuweisen (5), dessen Wert dann in das entsprechende Bookmark oder Formfield der Word-Vorlage gepusht wird.
Abbildung 2: Word Template Konfiguration – Bookmarks & Formfield-Objekte zuordnen
Ist die Konfiguration gesetzt, könnt ihr das hinterlegte Dokument von überall her als REST-Service aufrufen und automatisch mit Werten aus euren Anwendungen z.B. einem Domino Leap Formular, befüllen lassen. Dem REST-Service werden dabei die gewünschten Daten im JSON-Format übergeben und in die konfigurierten Bookmarks geschrieben. Außerdem könnt ihr dem REST-Aufruf direkt als Anforderung mitgeben, ob das Dokument als .pdf, .doc oder .docx generiert werden soll.
Möchtet ihr auch schon bald das händische Übertragen von Daten in Angebote, Rechnungen, Werkszeugnisse, Spesenbelege usw. hinter euch lassen und mithilfe von Word-Vorlagen derartige Formulare automatisch befüllen lassen? Dann ruft uns an unter 05251-288160 oder schreibt uns eine Mail an die info@itwu.de.