Seid ihr von der Arbeit aus viel unterwegs und müsst deshalb immer alle Kassenbons und Hotelrechnungen für die Reisekostenabrechnung mühsam sammeln, zentral aufbewahren und aufpassen, dass ihr diese bis zum nächsten Arbeitstag im Büro nicht verliert? Vielleicht arbeitet ihr auch in der Buchhaltung und müsst immer erst lange darauf warten und vielfach nachfragen, bis alle eure Kollegen im Außendienst ihre Belege bei euch abgegeben haben? Dann sollte euch unser aktuelles Kundenprojekt sehr interessieren. Hierbei handelt es sich um eine Web-Lösung, mit welcher Belege aller Art bequem von unterwegs aus per Smartphone eingereicht werden können und so für die Buchhaltung direkt verwendbar sind.
Was war die vorliegende Kundensituation?
Bisher haben die Mitarbeiter ihre Spesenbelege in Papierform im Eingangskorb der Buchhaltung abgelegt. Da bei unserem Kunden die Außendienstler ständig unterwegs sind und dadurch nur selten ins Büro kommen, mussten die Mitarbeiter der Buchhaltung allerdings manchmal sogar mehrere Monate warten und auch vielfach nachfragen, bis die Belege ihren Weg in den Eingangskorb gefunden haben. Oft wurde an den seltenen Bürotagen auch vergessen, die Belege mitzunehmen.
Spesen-Belege können direkt von unterwegs bequem per Smartphone eingereicht werden
Mit der neuen Lösung können die Spesen-Belege einfach mit dem Smartphone von unterwegs eingereicht werden. Dabei können die Mitarbeiter direkt alle wichtigen Beleginformationen mitgeben, wie die Kostenstelle, Zahlungsart und Kostenart. Je nach Auswahl erscheinen zusätzliche Felder, sodass für die spätere Verarbeitung bereits alle benötigten Informationen digital vorliegen. Die Handykamera des Smartphones fungiert dabei als Scanner. Hiermit können Belege und Quittungen abfotografiert und als Bilddatei mit abgeschickt werden.
Abbildung 1: Übermittlungsformular Spesenbeleg – links: Laptop-Ansicht, rechts: Smartphone-Ansicht.
Die Buchhaltung kann direkt auf die übermittelten Belege zugreifen und diese als PDF weiterleiten
Die Mitarbeiter der Buchhaltung können direkt einsehen, welche Belege bereits eingereicht wurden und aus der Kombination aus Informationen und Belegfotos per Mausklick ein PDF generieren lassen, welches dem Belegeintrag angehängt wird. Diese Informationen können somit zeitnah für die Interne Buchführung genutzt oder dem Steuerberater zur Verfügung gestellt werden. Das Feature des PDF-Exports wurde übrigens mithilfe der Word-Template-Funktion von unserer ITWU Simple Integration Engine (ISIE) umgesetzt. Diese spezielle Funktion werden wir euch in einem der nächsten ISIE-Beiträge vorstellen.
Abbildung 2: Ansicht Buchhaltung
Eine automatisch generierte individuelle Benamung sorgt für eine optimale Wiederauffindbarkeit von Belegen
Die PDFs zu den Belegen werden bei der Generierung auf einem Netzlaufwerk abgelegt. Der Ordner-Name kann dabei frei eingestellt werden (z.B. nach Zahlungsart). Auch der PDF-Name kann in einer Konfiguration festgelegt werden. Auf diese Weise können die Belege gut sortiert und leicht gefunden werden, wenn ein spezieller Beleg gesucht wird. Auch ist es möglich, statt dem Ablegen des PDFs auf einem Netzlaufwerk, automatisch eine Mail mit dem PDF als Anhang zu generieren, um dieses beispielsweise an DATEV zu verschicken.
Zusammenfassung: Welche Probleme löst die digitale Spesenanwendung?
- Durch die Möglichkeit Spesenbelege von überall aus bequem per Smartphone einzureichen, gibt es keine Ausrede mehr, die Belege nicht zeitnah abzugeben. Die mobile Abgabe sorgt auch dafür, dass sich die Mitarbeiter zudem nicht mehr damit beschäftigen brauchen, die Belege zu sammeln und dann auch dabei zu haben, wenn sie das nächste Mal im Büro sind.
- Für die Mitarbeiter der Buchhaltung entfallen lange Wartezeiten, da diese direkt nach der Übermittlung Zugriff auf die Belege haben und die erforderlichen Abrechnungen zeitnah erstellen können.
- Die Bearbeitung und Weitergabe der Belege wird vereinfacht und beschleunigt, da diese mit der digitalen Spesenanwendung einfach per Mausklick als PDF mit allen wichtigen Informationen für den Steuerberater exportiert und weitergeschickt werden können.
- Die Möglichkeit individuell einzustellen, wie die generierten PDFs benannt oder nach welcher Ordner-Benamung/-struktur diese abgelegt werden sollen, ermöglicht ein leichtes wiederauffinden der Belege.
Von nun an erspart sich die Buchhaltung frustrierende Wartezeiten sowie das Nachhaken bei den Außendienstmitarbeitern und kann Spesenbelege ohne Medienbrüche mit ein paar Klicks als PDF an den Steuerberater versenden. Wir hoffen, wir haben mit unserer Projektvorstellung euer Interesse geweckt. Für Anregungen und Anfragen meldet euch gerne unter 05251-288160 oder per Mail an info@itwu.de.