Müsst ihr regelmäßig eine große Anzahl an Belegen scannen und diese dann verschiedenen Kunden oder Lieferanten zuordnen? Oder dauert euch das händische Einchecken von gelieferter Ware in eurem System einfach viel zu lang und verzögert dadurch den weiteren Verarbeitungsprozess unnötig? Dann ist unser aktuelles Kundenprojekt sicherlich interessant für euch. Es handelt sich hierbei um eine Integrationsanwendung, die Hand in Hand mit einer individuellen Scan-Lösung von Canon arbeitet und zusammen automatisch den gesamten Liefereingang digitalisiert und verarbeitet.
Was war die vorliegende Kundensituation?
Der Kunde hat als Unternehmen, welches im produzierenden Gewerbe tätig ist, täglich einen riesigen Eingang an Lieferscheinen in Papierform. Dabei ist der Beschaffungs- und Produktionsprozess davon abhängig, dass Ware im System als geliefert markiert wird. Dies geschieht erst nach der erfolgreichen Ablage und Zuordnung der Lieferscheine in deren Contact Management und Beschaffungsanwendung. Bisher mussten alle Lieferscheine daher einzeln von Hand gescannt, die erzeugten PDFs von einem Mitarbeiter im System an der richtigen Stelle untergehangen und mit dem zugehörigen Bestelldokument verknüpft werden. Bei der täglichen Menge an Lieferscheinen war dies ein ganz schön aufwändiges und auch unzuverlässiges Vorgehen. Und in der Produktion hat man lange auf den Eingang von Materialien gewartet, obwohl diese teilweise schon bereit lagen und lediglich die Lieferinformationen im System fehlten.
Vereinfachtes Scannen und automatische Textverarbeitung mit Canon
Im Rahmen des neuen Scan-Prozesses wird bei jedem Lieferschein jeweils die erste Seite mit einem QR-Code-Stempel markiert. Wenn die Lieferscheine nun stapelweise in den Scanner gelegt werden, kann die Canon-Lösung die Dokumente nach diesen Markierungen trennen und per OCR-Scan maschinenlesbar machen. Nun werden Schlüsseldaten, wie IBAN, Bestellnummer, Lieferantenadresse etc. aus dem digitalisierten Lieferschein ausgelesen und diese in dafür vorgesehenen Felder der Canon-Software geschrieben. Anhand dieser Schlüsseldaten durchsucht die Canon-Lösung eine angebundene Stammdatenbank zur Identifikation des Lieferanten und schreibt die zugehörige Lieferantennummer in ein Feld. An dieser Stelle ist es nun erforderlich, dass ein Mitarbeiter die automatisch ausgelesenen Daten in der Canon-Software prüft und freigibt. Somit wird sichergestellt, dass das System auch korrekt alle benötigten Daten erkannt hat und in der weiteren Verarbeitung richtig zuordnet. Das Canon System ist dabei lernfähig, d.h. wenn ein Teil des eingestellten Datenexports an einer Stelle nicht erkannt wurde, kann der Mitarbeiter nochmal manuell anzeigen, an welcher Stelle die nicht erkannten Daten stehen. Das System wird dadurch immer präziser. Sind die Dokumente geprüft, erstellt die Canon-Software zu jedem Dokument im PDF-Format auch jeweils eine gleichnamige XML-Datei, welche die exportierten Daten enthält. Und hier kommen wir nun ins Spiel.
Intelligente und automatisierte Dokumentenzuordnung und -ablage per REST-Service
Unsere Import-Anwendung übernimmt nun das automatische Einpflegen und Verknüpfen der gescannten Lieferscheine. Die Lösung greift hierzu am festgelegten Ablageort der gescannten Dokumente auf das von Canon hinterlegte XML-Dokument per REST-Service zu. Hier wird automatisch die Lieferantennummer ausgelesen und der richtige Eintrag im Contact Management gesucht. Ist dies geschehen, wird ein neues Dokument untergehangen und das dazugehörige PDF-Dokument mit allen ausgelesenen Daten an der richtigen Stelle abgelegt. Zuletzt geschieht noch das Wichtigste – die Verknüpfung des Lieferscheindokuments mit der zugehörigen Bestellung in der internen Beschaffungsanwendung. Damit ist die bestellte Ware als „geliefert“ markiert und wird für die weitere Verarbeitung als verfügbar angezeigt. Jede viertel Stunde überprüft unsere Import-Anwendung automatisch, ob neue Dokumente im Scan-Ordner liegen, welche eingepflegt werden müssen.
Abb. 1: Übersicht Scan- und Verarbeitungsprozess
Zusammenfassung: Welche Probleme löst die Scan-Import-Lösung?
- Der Hauptvorteil dieser gesamten Prozessautomatisierung ist natürlich die massive Zeitersparnis, die dazu führt, dass die Beschaffung und die Produktion nun zeitnah nach der Lieferung wissen, dass die benötigte Ware eingetroffen und bereit für die Weiterverarbeitung ist.
- Durch den stapelweisen Scan und die automatisierte Datenverarbeitung entfällt das mühsame Einscannen und Zuordnen einzelner Dokumente, sodass sich der zuständige Mitarbeiter nun verstärkt auf das Prüfen der Daten konzentrieren kann.
Ausblick: Digital zugestellte Lieferscheine auslesen und ablegen
Mithilfe der Scan-Lösung von Canon können natürlich auch direkt digitale PDFs ausgelesen werden, sodass für die Zukunft auch geplant ist, in Kombination mit unserer Lösung den Maileingang nach Lieferscheinen durchsuchen zu lassen und den gleichen Prozess mit digital zugestellten Lieferscheinen zu ermöglichen. Zudem kann das gesamte Prozedere auch mit allen anderen Arten von Belegen durchlaufen werden, sodass auch automatisierte Lösungen für z.B. den Rechnungsein- oder ausgang möglich sind. Im Grunde können alle Belegarten mit der Kombinationslösung aus Canon-Software und Import-Anwendung von uns verarbeitet und abgelegt werden, sodass es egal ist, welches System bei euch im Hintergrund liegt. Solange es mit REST-Services ansteuerbar ist – und das sind heutzutage die meisten Systeme – ist alles möglich.
Seid ihr nun auch daran interessiert eure Dokumente, ob in Papierform oder digital, automatisiert verarbeiten und ablegen zu lassen, dann ruft uns an unter 05251-288160 oder schreibt uns eine Mail an info@itwu.de.