In der vorletzten Woche habe ich bereits einiges zum Thema REST Services einbinden und Regeln erstellen aus dem HCL Volt Workshop erzählt, an dem ich teilgenommen habe. Heute möchte ich wie versprochen noch den dritten Teil der Übung, den Genehmigungsprozess, abhandeln und hierbei auf die Themen „Stufen konfigurieren“, „E-Mail-Benachrichtigungen einstellen“ und „Zugriffsrechte verwalten“ eingehen.

Im letzten Blogartikel zum Volt Workshop haben wir uns die Seminarbuchungs-Anwendung ein wenig genauer angesehen, die wir während der Übungen des Workshops erstellt haben. Mit dieser Anwendung sollte es den Mitarbeitern eines (fiktiven) Unternehmens ermöglicht werden, sich über Weiterbildungen zu informieren und sich für diese anzumelden. Die Erstellung des Seminarkataloges und des Seminarbuchungsformulars wurden bereits im letzten Artikel hierzu beschrieben. Wenn ihr nochmal nachlesen möchtet, wie es geht, könnt ihr hier klicken.

Jetzt möchte ich euch noch zeigen, wie wir bei unserer Beispiel-Volt-Anwendung den Genehmigungsprozess für die Seminar-Anmeldung eingerichtet haben. Hierzu haben wir uns erstmal unter dem Seminarbuchungsformular eine neue Seite erstellt, welche dem Manager angezeigt werden soll, wenn dieser bei einer Seminaranfrage von unserer Volt-App eine automatisch erzeugte Mail bekommt und auf den mitgesendeten Dokumentenlink klickt.

Abb. 1: Erstellung einer neuen Seite „Manager Summary“ (Quelle: Volt-Workshop Hands-On-Unterlagen)

 

Auf der Seite „Manager Summary“ sollten dann dem entsprechenden Manager alle wichtigen Infos zur Seminarbuchungsanfrage angezeigt werden. Hierzu haben wir ein Text-Element per Drag and Drop aus der linken Palette in das Manager Summary Formular eingefügt und in den Text-Eigenschaften eine Übersicht mit den Daten zur Anfrage vorbereitet. Über den Button „Element einfügen“ (siehe Abb. 2) kann man Platzhalter für die Feldinhalte der entsprechenden Seminarbuchungsanfrage setzen.

Abb. 2: Setzen von Platzhaltern (Quelle: Volt-Workshop Hands-On-Unterlagen)

 

Abb. 3: Fertige Manager-Übersicht

 

Workflow-Stufen anlegen

Jetzt kommen wir zur Konfiguration des Workflows mit den sogenannten Stufen. Dafür wechseln wir den Reiter von „Formulare“ auf „Stufen“. Die Seminarbuchung soll insgesamt vier Stufen haben: Auf der ersten Stufe kann ein Mitarbeiter das Seminarbuchungsformular ausfüllen und anschließend seine Formulardaten übergeben, indem er auf einen Button „übergeben“ klickt. Auf der zweiten Stufe erhält der im Formular eingetragene Manager eine E-Mail, kann hierüber auf die entsprechende Manager Zusammenfassung gelangen und die Buchung entweder genehmigen oder ablehnen. Zum Schluss steht die Seminarbuchung entweder auf der Stufe „Genehmigt“ oder auf „Abgelehnt“.

Abb. 4: Übersicht unter dem Reiter Stufen

 

Zu allererst fügen wir die neben der „Start“- und „Übergeben“-Stufe zusätzlich benötigten Stufen „Genehmigt“ und „Abgelehnt“ über das kleine Plus (siehe Abb. 4, linkes Panel neben der Überschrift „Stufen“) hinzu und benennen sie entsprechend. Wenn man eine Stufe auswählt (linkes Panel), kann man für diese Aktionsbuttons erstellen (siehe Abb. 5 unten), die dann beeinflussen, in welche Stufe der Workflow wechselt. Die Stufe Start, in welcher das Seminarbuchungsformular angezeigt wird und ausgefüllt werden kann, besitzt bereits den Button „Übergeben“. Im Stufenpanel (siehe Abb. 5 oben links), taucht entsprechend dem Button die Aktion „Übergeben“ auf, bei der eingestellt werden kann, welches die nächste Stufe ist. In diesem Fall soll nach Absenden des Formulars über den „Übergeben“-Button der Workflow in die Stufe „Übergeben“ wechseln.

Abb. 5: Die Aktionsbuttons unter dem Formular tauchen unter der Stufe als mögliche Workflowabzweigung auf (linkes Panel)

 

In der Stufe „Übergeben“ soll die Manager-Übersicht auftauchen (siehe Abb. 3). Hierzu kann man über das Sichtbarkeitssymbol (siehe Abb. 6) einstellen, dass unser Seminarbuchungsformular in dieser Stufe ausgeblendet werden soll.

Abb. 6: Sichtbarkeit der Formulare einstellen

 

Zudem werden in der Stufe „Übergeben“ die Aktionsbuttons „Genehmigen“ und „Ablehnen“ hinzugefügt, welche beim Anklicken entsprechend in die Stufe „Genehmigt“ bzw. „Abgelehnt“ führen sollen (siehe Abb. 7). Die Stufen „Genehmigt“ und „Abgelehnt“ sollen beide in ihrer Übergeben-Aktion in der Endstufe resultieren.

Abb. 7: Konfiguration der Übergeben-Stufe

 

Nun fehlt nur noch die E-Mail-Benachrichtigung für den Manager, bei einer „übergebenen“ Seminarbuchung, sowie die Zugriffs-Konfiguration. Um die E-Mail-Benachrichtigung einzurichten, klappt man zuerst die Start-Stufe auf, und klickt auf das Zahnradsymbol neben der Aktion „Übergeben“, über welches man in die Aktionseigenschaften gelangt. Hier kann man nun über den Reiter „Allgemein“ eine neue Aktivität erstellen (siehe Abb. 8).

Abb. 8: Eine Aktivität für die Aktion „Übergeben“ in der Start-Stufe erstellen

 

Wenn man unter der neuen Aktivität „E-Mail senden“ auswählt, gelangt man in eine Ansicht, über welche man den Empfänger „Manager E-Mail“ als Element einfügen, sowie einen entsprechenden Betreff und Mail-Inhalt mit Platzhaltern einstellen kann. Wichtig ist auch der Link zum Schluss „Mit diesem Formular verlinken“ über welches der Manager später auf unsere Manager-Übersicht für die entsprechende Anfrage gelangt. Den Link „Mit diesem Formular verlinken“ kann man einfach über den Button „Element einfügen“ in der Werkzeugleiste hinzufügen (siehe Abb. 9, unten).

Abb. 9: In diesem Fenster kann man die E-Mail-Benachrichtigung konfigurieren

 

Zugriffsrechte konfigurieren

Zum Schluss verwalten wir nun noch die Zugriffsrechte unter dem Reiter „Zugriff“. Hierzu müssen wir unter „1. Rollen definieren“ (Abb. 10, Panel links) die Rolle des Managers hinzufügen. Die Rolle „Initiator“ entspricht hier übrigens dem Mitarbeiter, welcher das Formular zur Seminarbuchung ausfüllt.

Abb. 10: Rollen definieren

 

Unter „2. Benutzer zuordnen“ (linkes Panel) wählen wir die Rolle „Manager“ aus und fügen über das Plus-Symbol „Alle authentifizierten Benutzer“ als Rollenmitglieder hinzu (siehe Abb. 11).

Abb. 11: Benutzer zuordnen

 

Zum Schluss geben wir dem Manager unter „3. Stufeneinstellungen“ (linkes Panel) noch das „Aktualisieren“-Recht (siehe Abb. 12), sodass dieser Formulardaten im Nachhinein bearbeiten kann. Die restlichen Zugriffe sind bereits voreingestellt.

Abb. 12: Rollenzugriffe für die Stufe „Übergeben“

 

Jetzt sind wir so gut wie fertig: Nur noch Speichern, Schließen und dann in der Volt-Übersicht auf „Implementieren“ klicken (s. Abb. 13), um die gemachten Formularänderungen in die Produktivanwendung zu übernehmen.

Abb. 13: Über „Implementieren“ kann man die gemachten Formularänderungen übernehmen

 

Ich hoffe, ich konnte euch mit den Artikeln zum HCL Domino Volt Workshop die gelernten und für mich sehr aufschlussreichen Kenntnisse weitergeben, welche ich im Vorhinein als nicht selbsterklärend empfunden habe und bei denen die Einweisung während des Workshops sehr geholfen hat. Wenn ihr die einzelnen Teile dieser Blogartikelreihe nochmal nachlesen möchtet, findet ihr hier eine kleine Übersicht:

- Einsatzszenarien, Aufbau und Tipps zum Import/Export

- REST Services einbinden und Regeln erstellen

Habt ihr Fragen oder Anregungen? Ruft uns an unter 05251-288160 oder schreibt uns eine Mail an info@itwu.de.

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