Habt ihr viele projektbezogene Korrespondenzen und Dokumente, die ihr gerne zentral in einer HCL Notes Anwendung verwalten und mit mehreren Kollegen gleichzeitig im Microsoft Office 365 bearbeiten möchtet? Dann wird euch unser aktuelles Kundenprojekt brennend interessieren. Hierbei möchten euch zeigen, wie wir einmal mehr die Stärken von HCL Notes und Microsoft O365 lösungsorientiert miteinander verknüpft haben. Heraus kam eine Datenbank, die auf eurem Server liegt und von dort aus die verschiedensten Dokumente zum Bearbeiten in die O365-Cloud schickt, wo sie nach der Bearbeitung wieder gelöscht werden.
Was war die vorliegende Kundensituation?
Bisher hatte unser Kunde zu jedem neuen Projekt ein eigenes HCL Notes Mailfile erstellt, in welchem die Mitarbeiter ihre Korrespondenzen gespeichert haben. Projektbezogene Dateien wurden in einem Ordner auf einem Netzlaufwerk gespeichert. Ein paralleles Arbeiten an den Dateien war nicht wirklich möglich und vor der Bearbeitung mussten erst manuell bestimmte Zeitstempel überprüft werden, damit ein späterer Bearbeiter nicht die Arbeit des vorherigen zunichte gemacht hat.
Korrespondenzen können aus dem Mailfile heraus in eine zentrale Projektverwaltung überführt werden
In dem gemeinsam mit unserem Kunden entwickelten System können sowohl die projektbezogenen Korrespondenzen als auch die zugehörigen Dateien an einer Stelle zentral hinterlegt und verwaltet werden. Pro Projekt wird eine neue Projekt-Instanz erstellt (siehe Abb. 1).
Abbildung 1: Neue Projektverwaltung erstellen
Die Mitarbeiter haben nun einen speziellen Button in Ihrem HCL Notes Mailfile (Siehe Abb. 2) und können darüber direkt eine Mail zu einem bestimmten Projekt zuordnen und dann auch in einem passenden Unterordner ablegen. Da dem Kunden wichtig war, dass die Mitarbeiter sich nicht umgewöhnen müssen ähnelt das neue System übrigens einem normalen HCL Notes Mailfile (siehe Abb. 2).
Abbildung 2: Mailfile mit Button für Projektzuordnung
Dokumente können aus dem HCL Notes Client heraus parallel von mehreren Mitarbeitern im Microsoft O365 bearbeitet werden
Das zweite wichtige Feature im neu entwickelten System ist, dass Anhänge von Korrespondenzen separat in einem „Dokument“ verwaltet und von mehreren Mitarbeitern parallel mithilfe einer Office365-Integration bearbeitet werden können. Hier können z.B. Textdokumente, Präsentationen und Kalkulationssheets hinterlegt werden. Nach dem Erstellen eines Dokuments benutzen Mitarbeiter den Button „MS365 bearbeiten“, um das jeweilige Dokument im O365 zu öffnen und dann zu bearbeiten (siehe Abb. 3). Dabei wird über die Projektverwaltung im HCL Notes Client eine bereits in Office365 integrierte Funktionalität aufgerufen, die es einem erlaubt, mit mehreren Kollegen parallel an einem Dokument zu arbeiten (siehe Abb. 4). Über die Dokumenthistorie kann man einsehen, wer wann am Dokument gearbeitet hat und auch alte Version wiederherstellen. Ist die Bearbeitung des Dokuments von allen Team-Mitgliedern final beendet, wird es vom System aus dem MS O365 entfernt. So wird die Office-Cloud nicht mit Altlasten zugemüllt und die Dokumente müssen nicht an einer zusätzlichen Stelle verwaltet werden – immerhin liegt es ja bereits sicher in der Projektdatenbank.
Abbildung 3: Dokumente in der Projektverwaltung
Abbildung 4: Parallele Dokumentenbearbeitung im Microsoft Office 365
In einem nächsten Schritt ist geplant das System auch über Nomad Web zugänglich zu machen, sodass ihr selbst entscheiden könnt, ob ihr über den HCL Notes Client oder doch lieber über euren regulären Internet-Browser arbeiten möchtet.
Zusammenfassung: Welche Probleme löst die Projektanwendung bei unserem Kunden
- Durch die integrierte MS O365 Funktionalität der gemeinsamen Dokumentenerstellung können mehrere Mitarbeiter ganz einfach parallel an einem Dokument arbeiten, ohne sich gegenseitig in die Quere zu kommen.
- Durch die Integration von HCL Notes und MS O365 können sich die Stärken beider Plattformen gegenseitig ergänzen und Funktionslimitierungen überwunden werden.
- Die automatische Löschung von Dokumenten aus dem Office365 nach beendeter Bearbeitung verhindert eine Ansammlung von redundanten Daten und schont den Speicherplatz.
- Und zu guter Letzt schafft das angeglichene UI an das alte System und den vorangegangenen Arbeitsprozess eine geringe Anwenderhürde.
Wir hoffen, unsere Projektvorstellung konnte euch ein bisschen näherbringen, in welchen Dimensionen ihr unsere Notes- und O365-Expertise für euch nutzen könnt. Vielleicht sind euch dabei direkt Ideen gekommen, bei welchem Projekt wir euch unterstützen können. Für Anregungen und Anfragen meldet euch gerne unter 05251-288160 oder per Mail an info@itwu.de.