Im letzten Blog-Post zum Thema "IBM Mail Support for Microsoft Outlook 2013" (kurz IMSMO) haben wir euch schon einen kurzen Einblick in unsere ersten Kundenerfahrungen und einen groben Überblick über die Funktionalität der Exchange-ActiveSync-Komponente von IMSMO gegeben.
IMSMO ist - neben dem Notes Traveler, IBM Verse und IBM Connections Mail - ein weiterer Teil von IBMs "Bring your own Client"-Strategie, die uns zahlreiche Optionen für die Wahl unseres Domino-Frontends bietet. IMSMO erlaubt uns, mit unserem Domino-Server einen Outlook-Client zu benutzen. Wenn euer Unternehmen also eigentlich Notes und Domino einsetzt, ihr oder eure Kollegen aber lieber den Outlook-Client anstatt des Notes-Clients benutzen möchten, ist das mit IMSMO problemlos möglich. Natürlich sollte schon ein konkreter Use-Case dahinterstecken, wie z.B. bei unserem Kunden, der eine Firma aufgekauft hatte, die bereits Microsoft Exchange und Outlook einsetzte. Unser Kunde stand nun vor der Herausforderung, die IT-Infrastruktur der neu erworbenen Firma in seine vorhandene zu integrieren. Damit die Outlook-gewohnten Mitarbeiter der Firma weiterhin mit dem Client ihrer Wahl arbeiten können, wählte er IMSMO als Alternative zu einer Notes-Migration. Letztere hätte im Gegensatz zu IMSMO viel Schulungs- und Umgewöhnungszeit auf Seiten der Benutzer gekostet.
Die Synchronisation der Mails, Termine, Kontakte und Ordner in unserer Testumgebung war schnell eingerichtet, wie man im letzten Beitrag zu unserem IMSMO-Projekt heraushören kann.
IBM ConnectED Nachlese Nachlese: IBM Mail Support for Microsoft Outlook 2013 (IMSMO)
Mittlerweile läuft auch das Mail-Addin, das für die folgenden zusätzlichen Funktionalitäten zuständig ist, bei unserem Kunden einwandfrei:
Anbindung anderer Adressbücher über LDAP
Standardmäßig funktioniert die Schnelladdressierung per Type-Ahead/AutoComplete für E-Mails und Besprechungen im Outlook-Client nur mit lokalen und letzten Kontakten (recent contacts). Wir können mit Hilfe von LDAP aber zusätzlich auf andere Adressbücher zugreifen, so z.B. auf das Domino Directory oder ein Kunden- und Lieferanten-Verzeichnis, und somit dem Kunden auch im Outlook-Client eine schnelle E-Mail-Verarbeitung ermöglichen.
Abb. 1: E-Mail-Adressen, die ihr irgendwann schon einmal in eurem Outlook-Client eingegeben habt, werden per Type-Ahead/AutoComplete bei zukünftigen E-Mails wieder vorgeschlagen, auch wenn Sie nicht im lokalen, persönlichen Adressbuch stehen.
Abb.2: Hier ist das Globale Adressbuch des Kunden via LDAP an den Outlook-Client angebunden und vereinfacht die Suche nach Kontakten.
Größenbeschränkungsanzeige des Mailfiles
Wir können den Endbenutzern anzeigen, ob und wann sie die maximal zulässige Größe ihres Mailfiles erreicht haben. Dies klappt leider nicht direkt im Posteingang oder den verschiedenen Ordnern, sondern wird nur angezeigt, wenn man auf den entsprechenden Bereich des Mail-Add-Ins wechselt. Falls notwendig können wir aber per Script veranlassen, dass Endbenutzer per E-Mail benachrichtigt werden, wenn ihre Mails in etwa der Größenbeschränkung entsprechen und sie ihr Postfach bereinigen sollten. Da unser Kunde allerdings DAOS auf seinem Domino Server aktiviert hat, ist diese zusätzliche Funktion für ihn nicht wirklich notwendig.
Abb.3: Normalerweise zeigt die Mailbereinigung einen grünen Balken, solange die Größe der gesamten Mails nicht an die Größenbeschränkung heranreicht.
Abb.4: Wenn dies allerdings passiert, wird der Balken gelb und letztendlich rot und der Button zur Mailbereinigung "Jetzt bereinigen" erscheint.
Räume- und Ressourcensuche im Kalender
Wir können im Kalender auf die Räume und Ressourcen des Domino-Verzeichnisses zugreifen (siehe Screenshot), so dass die Endbenutzer auch im Outlook-Client deren Verfügbarkeit prüfen und sie direkt in ihre Besprechungseinladungen integrieren können.
Abb.5: Durch die Raumsuche können wir Räume und Ressourcen für Besprechungen suchen und auf Anhieb sehen, ob sie zu dem konkreten Termin verfügbar sind.
Delegierung
Mit der Delegationsfunktionalität kann unser Kunde nun wie im Notes anderen Benutzern Zugriff auf sein Postfach geben oder den Zugriff auf andere Postfächer erhalten (siehe Screenshot). Um mit dem Postfach eines anderen Benutzers arbeiten zu können bedarf es aus Sicherheitsgründen der Eingabe des eigenen Notes-Kennworts. Außerdem müssen die Postfächer, die man delegiert oder auf die man den Zugriff erhält, ebenfalls auf dem IMSMO/Mailserver liegen.
Abb.6: Mit der Delegieren-Funktion kann man sowohl anderen Mitarbeitern Zugriff auf sein Mailfile gewähren als auch auf das Mailfile anderer Mitarbeiter zugreifen.
Abb.7: Zur Zeit lässt sich nur eine begrenzte Anzahl an Zugriffsberechtigungen auswählen, die man den Mitarbeitern auf sein Postfach gewähren möchte.
Abb.8: Sobald mir der Zugriff auf ein anderes Postfach gewährt wurde, kann ich es in meinem Outlook-Client inkl. aller Ordner anzeigen lassen.
Abwesenheitsnachrichten (out of Office)
Die Abwesenheits- (siehe Screenshot) des Notes-Clients wird mit dem Mail-Add-in ebenfalls im Outlook-Client zur Verfügung gestellt.
Abb.9: Für Urlaubs- und Krankheitszeiten kann man Automatische Abwesenheitsnachrichten einrichten.
Die Aktivierung dieser Funktionen bei unserem Kunden lief problemlos, allerdings trafen wir an anderer Stelle auf einige Stolpersteine, die wir zuerst aus dem Weg räumen mussten:
Altdaten als PST-Datei integrieren
Da die Benutzer unseres Kunden sehr viele Umlaute und Sonderzeichen in ihren Kontakten und Ordnern im Outlook verwendet hatten, konnten wir eine herkömmliche Migration der Altdaten auf den Domino-Server mittels Migrationstool nicht problemlos durchführen. Daher haben wir uns für einen kleinen aber einfachen Umweg entschieden: die alten Exchange-Daten der Benutzer (E-Mails, Kontakte, Termine, Notizen, Aufgaben) wurden in eine persönliche Speicherdatei (PST-Datei) umgezogen, die problemlos in den neuen Outlook-Client integriert werden konnte, ohne aktiv auf das Backend bzw. das Notes Mailfile auf dem Server zuzugreifen. Diese PST-Datei wurde im Outlook-Client als zusätzliches Archiv von den Benutzern eingebunden. Somit standen die Altdaten im Outlook jederzeit zur Verfügung, ohne auf dem Domino-Server Schwierigkeiten zu verursachen.
DB2 als Datenbankserver eingerichten
Zu Beginn des Projektes waren wir noch davon ausgegangen, dass als Datenbankserver zwecks Administration, Synchronisation und Loadbalancing die standardmäßige Domino Datenbank Derby ausreichen würde. Diese empfiehlt IBM aber lediglich für einen Proof of Concept und keineswegs für eine Produktivumgebung. Somit mussten wir zusätzlich noch eine DB2 Datenbank für die IMSMO-Umgebung einrichten. Glücklicherweise ist die DB2 in begrenztem Umfang ja Teil der Domino Lizenz. Daher müsst ihr in diesem Fall nur in das Passport Advantage Online Tool gehen und euch die Software herunterladen. Achtet aber darauf, dass ihr "IBM DB2 xxx Enterprise Server Edition Restricted Use" Lizenz nehmt. Wie ihr den zugehörigen Lizenzkey bekommt und aktiviert erfahrt ihr für die Version 10.1 auf dieser IBM Support Seite
http://www-01.ibm.com/support/docview.wss?uid=swg21594835
Für unser Kundenprojekt haben wir übrigens die folgende Infrastruktur als Testumgebung genutzt:
- Domino Server 9.0.1 FP4
- IMSMO/IMSA für 9.0.1 FP4
Diese Umgebung nutzt noch zur Synchronisation das ActiveSync Protokoll von Microsoft. IBM hat allerdings angekündigt, dass noch vor dem 20. Juni 2016 eine neue Version der IMSMO-Funktion erscheint. Pünktlich zur General Availability soll diese Version SyncML anstelle von EAS einsetzen.
Quelle: Introduction to Project Hawthorn - Outlook Access for Domino von Luis Guirigay, IBM
Dies wurde für IMSMO in der Cloud bereits umgesetzt und auf Herz und Nieren getestet. Daher erwarten wir keine bis wenige Probleme mit dieser Umstellung. Wenn ihr allerdings mit dem Gedanken spielt, ein IMSMO-Projekt in eurer Firma zu starten, solltet ihr besser noch bis Ende Juni, also bis zum Ende der Limited Availability warten.
Vorher könnt ihr uns aber gerne schon kontaktieren, damit wir euch, wenn es so weit ist, tatkräftig unterstützen können ;-)
Per E-Mail an info@itwu.de oder per Telefon: 05251 288160